Organiser studiehverdagen din

Man blir ofte rådet til å nyte studenttilværelsen, men når et hav av øvingsinnleveringer, lab-rapporter og semesteroppgaver kommer skyllende over deg, er det lett og heller drukne i stress og dårlig samvittighet over alt man egentlig burde gjort. Slike problemer var det David Allen hadde i tankene da han fant opp «Getting things done»-tankegangen på starten av 2000-tallet I denne artikkelen tar vi for oss en studenttilpasset versjon av metodikken, og forklarer hvordan du kan implentere den i hverdagen din.

Organisering av opppgaver

Det første du må gjøre er å skaffe deg tre samlebokser: En innboks for e-post, en fysisk beholder på skrivebordet ditt og en liten notisblokk du kan ta med deg rundt (kan også være en notatapp på smarttelefonen). I tillegg trenger du en kalender (bruk gjerne Google Kalender), en «oppgaveliste», og et datalagringssystem (både fysisk og digitalt).

Les også: Åtte apper som gjør studenthverdagen lettere

Disse skal boksene skal være en samleplass for nye oppgaver som må gjøres. Innboksen for e-post lagrer nye mail som kommer inn, den fysiske beholderen lagrer fysiske dokumenter (for eksempel giroer som må betales), og notisblokken lagrer oppgaver som dukker opp når du er på farten. Oppgavene kan være alt fra små ærender som å kjøpe nye stifter til stiftemaskinen til viktige datoer og innleveringsfrister. Her er det viktig å ikke skille mellom skole-relaterte, verv-relaterte eller mer personlige ting som dukker opp. Det viktigste er å få det ut av hodet ditt, slik at du slipper å gå og tenke på det (eller glemme det).

Sjekk av samleboksene

Du bør foreta en sjekk av samleboksene dine minst en gang om dagen. Her går du gjennom hver oppgave, og avgjør hvordan du skal håndtere den. For hver oppgave følger du prosedyren under:

1. Er det noe du trenger å gjøre? Hvis ja: Gå til punkt to. Hvis nei: slett/kast det om du ikke trenger det, eller legg det i datalagringsystemet ditt om du kan komme til å trenge det ved en senere anledning.

2. Finn ut helt spesifikk hvilken handling det er som må utføres. (Er det et større prosjekt, så del det inn i mindre deloppgaver). Kan handlingen gjøres på mindre enn to minutter, gjør den med en gang. Hvis ikke: Gå til punkt tre.

3. Må oppgaven gjøres på eller til en spesifikk tid eller dato? Hvis ja: Noter det i kalenderen din. Hvis nei: Gå til punkt fire.

4. Noter ned oppgaven i «oppgavelisten» din.

Eksempler fra hverdagen

Denne prosedyren kan anvendes på absolutt alt av oppgaver som har dukket opp i løpet av dagen. Her følger et par eksempler.

Du er kjempegira på en real malingsfest, men har tross iherdige forsøk ikke klart å skaffe deg billett til Life in Color . En god kompis kunne riktignok fortelle deg at UKA har et ekstraslipp av billetter klokken 12 i morgen. Dette noterte du selvfølgelig ned i notatboken din. Når du da sjekker samleboksene på kvelden følger du prosedyren forklart over:

1. Ja, det er noe du må gjøre.
2. Oppgaven er kjøpe billett til Life in Color. Den tar nok mindre enn to minutter å gjøre, men må gjøres til et spesifikt tidspunkt. Går derfor videre til punkt tre.
3. Skriver tidspunktet til oppgaven ned i kalenderen.

Du kommer hjem fra en lang dag på skolen, og innser i et fornuftig øyeblikk at hybelkaninene har mangedoblet seg og at rommet trenger en god vask. Dette noterer du du ned, og når du senere sjekker samleboksene følger du samme prosedyre.

1. Ja, det er noe du må gjøre.
2. Oppgaven er å rydde og vaske rommet. Den tar definitivt mer enn to minutter, så du går videre til neste punkt.
3. I praksis har oppgaven ingen tidsfrist (selv om det selvfølgelig kunne vært lurt å gi deg en frist), så du går videre til punkt fire.
4. Noterer den ned i «oppgavelisten».

Sjekk av «oppgaveliste» og kalender

Hver søndag ser du gjennom kalenderen for de kommende ukene. Dermed får du en viss oversikt hva som må gjøres, og hvor mye tid du har til å få unnagjort dette. Planlegg hvilke dager du gjør hvilke oppgaver (her er det viktig å prioritere de med tidsfrist).

Videre sjekker du «oppgavelisten» og kalenderen hver morgen (eventuelt kvelden før) for å få en oversikt over hvilke forelesninger, avtaler og møter du har denne dagen. Benytt eventuelle hulrom i kalenderen som «arbeidstimer» til å få unna oppgaver.

Det er viktig at du når du først har en «arbeidstime», så arbeider du effektivt. På denne måten kan du tillate deg og ta helt fri og koble av når du ikke har arbeidstime. Hvor mange «arbeidstimer» du må ha hver dag avhenger i stor grad av de tidsspesifikke oppgavene. Likevel må du huske på å legge til noen ekstra timer så du får unnagjort noen av punktene dine fra «oppgavelisten».