NTNU bryter loven, igjen

Så mange som 170 000 journalposter i NTNUs arkiver er ikke journalført. Som offentlig instans er universitetet lovpålagt å journalføre all innkommende, utgående og intern post, men det er nå et etterslep i journalføringen som har økt med 40 000 siden mars. Universitetsavisa har fått tallene bekreftet fra NTNU.

– Det stemmer at vi har pådratt oss et kraftig etterslep i arkivsystemet vårt. Dette er andre gang vi står i en noe krevende situasjon med tanke på at vi ikke overholder lovverket på dette området, forteller avdelingsleder Lisbeth Viken ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU til Universitetsavisa.

Viken legger til at omstillinger i avdelingen er årsaken til det nåværende etterslepet i journalføringen.

– Vi er midt oppe i en overgang fra manuelle til mer automatiserte systemer, hvor vi driver utviklingsarbeid som for eksempel robotisering og systemintegrasjon parallellt med den manuelle registreringen og journalføringen.

Vil bruke et halvt år

Viken legger også til at som Norges største universitet blir det raskt et etterslep i perioder der rersussene brukes mer på noe annet, men at på sikt vil automatiseringen av journalføringen bedre situasjonen.

Overfor Khrono forteller Viken at de kommer til å trenge månedene fram mot sommeren på å komme a jour. Hun benekter at NTNU har nedprioritert journalføringen bevisst.

— Nei, vi har ikke bevisst prioritert ned journalføringen. Vi i DOKU jobber hele tiden med en balansegang mellom utviklingsoppgaver, og også formidlingsoppgaver, på den ene siden og de lovpålagte oppgavene på den andre. Det er bare å ta innover seg at vi ikke har klart å gjøre en god nok ressursvurdering underveis her. Nå gjør vi grep og setter inn ekstra ressurser for å ta unna etterslepet. Vi skal få ned tallet markant i løpet av et par måneder, men estimerer at vi trenger tiden fram til sommeren for å komme helt a jour, sier avdelingslederen til Khrono.

Les også: 21 etasjers monolitt på Gløshaugen? – Fortsatt strid om studentboliger.

Andre gang siden 2017

Det er andre gang NTNU har slitt med å journalføre mengden med innkommende, utgående og intern post, noe universitetet som en offentlig instans er lovpålagt å gjøre. Slike postjournaler er viktige verktøy for å få innsyn i hva som foregår i offentlige instanser i Norge.

I mai 2017 kunne Universitetsavisa avsløre at det hadde gått månedsvis uten at NTNU hadde offentligjort en journal. Forklaringen den gang var at avdelingen var nyopprettet, med 28 medarbeidere som nettopp hadde vært gjennom en flytting.

– Dette er brudd på norsk lov og manglende respekt for demokratiet. NTNU har plikt til å føre postjournal etter Offentlighetsloven, uttalte Kristine Foss, juridisk rådgiver i Norsk Presseforbund til Universitetavisa den gangen.

Over to år senere står altså NTNU igjen ovenfor et lignende problem.