Lang ventetid og rot skaper utvekslingsproblemer

Tekst: Peter-André Hegg, Jesper Nohr

Studentene Nina Fridtun (21) og Eline Berge Rathe (19) opplevde prosessen med å søke utveksling som vanskelig. De går begge på lektorutdanning ved NTNU. De valgte å studere spansk på andreåret sitt, og har planlagt å dra på utveksling til Buenos Aires til våren. Allerede i mai hadde jentene søkt, da de ble oppfordret til å søke tidlig.

Søknaden rotet vekk

– Da vi ikke fikk tilbakemelding på søknaden i løpet av sommeren, begynte vi å lure på hva som hadde skjedd. Vi begynte å mase for fullt i starten av august. Etter hvert kom det fram at søknaden hadde blitt borte, forklarer Rathe.

De sier de har hørt at dette også har skjedd med studenter på andre linjer.

– Vi visste ikke hvor søknaden var i systemet. Da vi til slutt fikk tak i saksbehandler for å få svar, fikk vi høre at vi hadde søkt for tidlig. Dette til tross for at det ble oppfordret til å søke tidlig, og gjerne begynne et år i forveien av utvekslingen, fortsetter Fridtun.

Studentene synes det er en innviklet søknadsprosess.

– Søknaden må gjennom seks ledd før studenten kan gå videre til Internasjonal seksjon. Først må man søke på Søknadsweb. Så går saken til en saksbehandler, inn i et arkiv, tilbake til saksbehandler og videre til instituttleder før den kan godkjennes. Deretter må den via saksbehandler enda en gang, før studenten kan få tilbakemelding, og gå videre til Internasjonal seksjon, forklarer de.

– Jeg tror jeg hadde gitt opp hele prosessen om jeg ikke virkelig hadde hatt lyst. Alt har blitt veldig stressende, poengterer Rathe.

Les også: Utveksling ansees som uviktig

– Folk var ikke interessert i å hjelpe

Rathe opplevde også andre utfordringer med sen tilbakemelding.

– Å få sene beskjeder er vanskelig i forbindelse med for eksempel lån og stipend, da man må fylle ut om man skal på utveksling når man søker. Jeg levde en lang stund på penger fra tidligere jobb, i avvente av bekreftelse av utvekslingen. Jeg måtte krype til korset og søke stipend til slutt uten tilbakemelding, da det tok for lang tid.

Generelt sett mener de at kommunikasjonen i prosessen burde forbedres. Dette gjelder både mellom de ulike seksjonene og tilbakemeldingene de fikk.

– Vi ble ofte møtt av folk som ikke var så interessert i å hjelpe, men heller å skyve problemet videre. Det var mer ansvarsfraskrivelse enn hjelp, forteller studentene.

Begge er enige om at Internasjonal seksjon var de mest imøtekommende. Det var kommunikasjonen mellom de ulike leddene i prosessen som var frustrerende.

Krever egeninnsats

Leder Trond Singsaas ved Internasjonal seksjon påpeker at det kreves en del egeninnsats fra studenter som ønsker å reise på utveksling.

– Det er viktig at studentene tenker gjennom hvor de ønsker å dra, setter seg godt inn i informasjonen på Innsida og selv starter å undersøke hvilke muligheter de har før de kontakter Internasjonal seksjon. På den måten kan vi gi bedre veiledning og det frigjør også ressurser til å hjelpe de studentene som har størst behov for oppfølging.

Videre påpeker han at det er beklagelig hvis noen studenter føler at de ikke har fått nok assistanse. Samtidig gjør han også oppmerksom på at saksbehandlerne har det hektisk i dagene før fristen.

Systemet var nede dagen før fristen

– Egentlig er fristen for å søke utveksling 15. september, men den ble forlenget til 20. september. Dette ble forsåvidt formidlet greit, men det kan ha vært vanskelig for alle å få med, sier Rathe.

Hun understreker at det burde ha blitt formidlet tidligere, og på en måte slik at man hadde vært sikker på at alle hadde fått det med seg.

Singsaas ved Internasjonal seksjon innrømmer problemer ved Søknadsweb. Portalen ble stengt én dag før søknadsfristen 15. september. Dette førte til at flere studenter ikke fikk lagt inn søknad, noe som også betydde at flere ikke fikk lastet opp eller endret nødvendige dokumenter. Ifølge Singsaas ble dette kommunisert bredt i ulike kanaler.

Fridtun og Rathe mener at denne kommunikasjonen ikke kom tydelig nok fram. De ble informert via en lukket Facebook-gruppe 18. september, og påpeker at det ikke er alle studenter som er på Facebook. Generelt sett mener de at kommunikasjonen kunne vært bedre.

Innrømmer problemer med systemet

– Vi er klar over at dagens Søknadsweb ikke er optimalisert for å ta imot utvekslingssøknader, innrømmer Singsaas.

De jobber stadig for å forbedre og utvikle IT-systemene som brukes. Målet er ifølge Singsaas at de skal forenkle den interne saksbehandlingen og søknadsprosessen for studentene.

– Overgangen til å bruke Søknadsweb for utveksling har for det meste vært positiv, og vi får færre spørsmål om søknadsskjemaet nå enn tidligere.

Også seksjonssjef Anne Marit Skancke ved HF fakultetsadministrasjon innrømmer at den elektroniske søknadsprosedyren kan forbedres.

– NTNU har fra høsten 2016 gått over til en elektronisk søknadsprosedyre som fortsatt er under utvikling og hvor det stadig gjøres forbedringer.

Hun forteller videre at søknadsprosessen er todelt. Først skal studentene søke inn på Søknadsweb om utvekslingsopphold og stipend, så skal man søke om forhåndsgodkjenning av fagplan.

Videre beskriver Skancke prosessen slik:

– Generelt skal studenter ved Det humanistiske fakultet (HF) følge de ordinære prosedyrene, men de skal også sende søknaden om forhåndsgodkjenning til Dokumentforvaltning for at søknaden om forhåndsgodkjenning av fagplan skal komme inn i arkiv- og saksbehandlingssystemet ved NTNU, og fordelt til saksbehandler ved riktig institutt.

– Et kapasitetsproblem

Hun forklarer at svar og oppfølging når det gjelder utvekslingsopphold og stipend gis av Internasjonal seksjon, mens svar når det gjelder søknad om forhåndsgodkjenning av fagplan gis av fakultet eller institutt.

Skancke påpeker også at dokumentforvaltningen har hatt noe kapasitetsproblemer denne høsten. Dette har ført til at det har tatt tid å få registrert søknadene i arkivsystemet.

– Som en konsekvens av dette har fakultetet derfor sendt ut e-post til alle søkere om at de også må sende søknad om forhåndsgodkjenning av fagplan til postmottak HF og at de som allerede har gjort det, må se bort fra vår henvendelse.

ANSA: - Trist hvis prosessen er vanskelig

– Det er svært uheldig at prosessen for å søke utveksling oppleves byråkratisk og krevende for studenter. Det kan ikke være sånn at noen unnlater å reise på utveksling på grunn av byråkratiske hinder, mener presidenten Ole Kristian Bratset i ANSA (Association of Norwegian Students Abroad).

ANSA jobber for at regjeringen skal legge best mulig til rette for studenter som ønsker å dra på utveksling. De ønsker at rammeverket rundt utveksling blir bedre tilrettelagt og at prosessen blir mindre byråkratisk.

– Universitetene og høgskolene må sørge for at det er enkelt og forutsigbart å søke utveksling. De må også oppfordres til å skape et miljø der det å ta delstudier i utlandet er en selvfølge. Vi jobber for at dette styrkes fra politisk hold, men en stor del av jobben må gjøres på campus rundt omkring i landet.

Jentene står på sitt om at de skal på utveksling til våren. Per nå har de fått godkjent to av tre fag de skal ta i vårsemesteret i Buenos Aires.

– Hvis vi må ta opp et fag i Norge, så gjør vi det. Vi drar uansett, og gleder oss til utvekslingen, avslutter Fridtun.