Studentservice kutter åpningstidene

Tekst: Martha Holmes og Halvor Haugan

Seksjon for studentservice vurderte i år at alle skrankens arbeidsoppgaver kan ivaretas på andre måter, som gjennom digitale tjenester og god informasjon på nett. Det ble derfor foreslått å stenge den fysiske skranken. Etter motstand fra studentrådene og linjeforeningene har løsningen i stedet blitt å redusere åpningstiden kraftig.

Legger ikke ned skranken

Seksjonssjef Anne Ellingsen for studentservice presiserer at studentservice ikke legger ned.

– Det er snakk om redusert fysisk åpningstid. Vi har vurdert at i stedet for å ha åpen skranke hele dagen må vi fordele ressursene våre så vi kan være tilgjengelige på epost, telefon og for de få som kommer innom i skranken, sier hun.

De fysiske skrankene på Gløshaugen og Dragvoll vil være åpne i to timer hver dag: fra klokken ett til tre, mandag til fredag. Studentservice er tilgjengelig på telefon fra halv ni til halv fire.

– Ellers skal vi fortsette å være tilgjengelige for studenter som akutt trenger noen å snakke med. Studenter som ønsker karriereveiledning og tilrettelegging kan som tidligere bestille dette over telefon eller ved å komme innom skranken, sier hun.

De vanligste henvendelsene i den fysiske skranken dreier seg om karakterutskrift og utskrift av studentbevis. Dersom studentene ønsker fysiske kopier, vil de fortsatt kunne få det ved å henvende seg i skranken, eller via telefon eller epost.

Ble ikke hørt

Leder Maria Hagen ved Linjeforeningslederforumet ved Dragvoll er svært misfornøyd med hvordan prosessen har foregått. Studentservice vurderte nemlig først dette som en intern omstrukturering, og linjeforeningene ble derfor ikke konsultert.

– Problemet i denne saken er dette: Hvorfor ble ikke studentene inkludert i en sak som påvirker oss i aller høyeste grad?

Linjeforeningslederforumet ble overrasket da de fikk høre om de originale planene, som var å avvikle den fysiske skranken for studentservice helt.

– Hun som har vært kontaktpersonen vår i studentrådet fikk tilfeldigvis vite at det skulle være et møte mellom studentservice og instituttet. Hun sendte mail og spurte om hun kunne komme. Hun fikk lov, men det blir litt bakvendt rekkefølge når vi må tvinge oss inn i en sak der vi i utgangspunktet skulle blitt konsultert, sier hun.

Føler seg oversett

Emily Jackson er fakultetstillitsvalgt for SVT, og har vært kontaktpersonen til Hagen i denne saken. Hun reagerer på prosessen som ledet fram til avgjørelsen.

– Vi fikk høre om avgjørelsen om å avvikle skranken først dager før at den første fasen med kortere åpningstider ble startet. Vi synes det er veldig synd at studentrådene, som skal være studentenes talerør, ikke ble spurt

Jackson mener det burde vært en høringsstund om temaet, slik at de kunne skrevet et høringssvar etter å ha snakket med studentene.

– Det er den normale gangen i slike saker. Både linjeforeningene og Studentrådene består av studenter, og at vi ikke ble spurt om hva vi trenger eller vil ha av Studentservice synes vi er veldig rart og vi opplever å bli oversett.

– Viktig med en fysisk skranke

Jackson mener det er viktig å ha en fysisk skranke, i tillegg til muligheten til å ta kontakt på mail og telefon.

– Hvis man går til et institutt med spørsmål som ikke er instituttspesifikke får man beskjed om å gå til studentservice. Når man da ikke lengre har en skranke å gå til, men må på nett for å bestille time, eller sende en mail for å få svar, så ser ikke vi at studentene blir ivaretatt på samme måte.

Studentrådene har ikke fått bekreftet at skranken skal redusere åpningstidene i stedet for å stenge de fysiske skrankene, men er mer fornøyd med en slik løsning.

– Det er jo bedre at studentene har muligheten til å stikke innom et par timer per dag, enn at de ikke har den muligheten i det hele tatt. Helst vil vi jo at de skal være åpne fra for eksempel 10 til 15 hver dag.

En intern omstrukturering

For øyeblikket har studentservice landet på å holde skranken åpen to timer om dagen fire dager i uka, men de vil kunne justere dette opp etter behov rundt søknadsfrister og i eksamensperioden. Fusjonsprosessen og administrativ organisering vil også ha betydning for skrankens framtidige funksjon.

– Vi hadde møter med studentrådene på SVT og HF som hadde forståelse for at vi justerer åpningstiden, men de så gjerne at vi har litt åpent hver dag. Det tok vi til etterretning. Samtidig vil vi nå være mer ute blant studentene på stands, og bruke mer ressurser på kurs og andre aktiviteter, sier Ellingsen.

Studentrådene og linjeforeningslederne mener de ikke ble godt nok inkludert i denne prosessen. Hva tenker du om det?

– Dette er i utgangspunktet en intern omstrukturering for å bruke ressursene mest mulig effektivt, slik at vi kan nå flest mulig. Derfor har det blitt behandlet helt lokalt. Vi ser likevel at vi kunne ha informert bedre, slik at man slapp å sitte med en opplevelse av at skranken legges ned, for det medfører jo ikke riktighet, sier Ellingsen.