All makt i denne sal?
At studentene er herre i eget hus, er ingen selvfølge.
Tekst: Karoline Aursland, John Thomas Silseth Aarø
«Møtet er satt».
Storsalen 6. november 2010: Samfundet-leder Mari Norman har akkurat klubbet lørdagens Samfundsmøte, med Odd Karsten Tveit som kveldens innleder. Det sirkusaktige, runde rommet i Samfundet er ikke bare til for å huse konserter og andre arrangement av kulturell art. Storsalen har også den viktigste funksjonen til Samfundet som organisasjon: På Samfundsmøtet kan medlemmene debattere og diskutere Samfundets politikk og problemstillinger. I tråd med Samfundets demokratiske verdier, er det dette som er Husets høyeste beslutningsorgan. Det som blir vedtatt i Storsalen, blir hugget i stein.
Senere under samme Samfundsmøte:
– Nå har vi kommet til punkt 10 på dagsorden, politisk femminutt. Er det her noen ytringer, spør Norman.
Fottrinn høres i trappetrinnene ned mot talerstolen. Det er infosjef Eivind Berstad i ISFiT, som var Samfundet-styrets PR-ansvarlig for 07/08.
Reaksjonen fra publikum er rungende applaus og heing. Det er mange gjengmedlemmer samlet på møtet denne kvelden.
FORENING OG FORRETNING. Man skulle kanskje tro at det er Styret som bestemmer på Samfundet, at Styret tar viktige og avgjørende beslutninger på vegne av medlemmene. Eivind Berstad fant derimot raskt ut at det ikke er tilfellet.
– Forventningene jeg hadde i forkant av å bli med i Styret stemte ikke overens med virkeligheten. Det ligger i navnet at et styre skal være med å lede. Dette er ikke tilfelle i dag. FS beslutter langt på vei det som er av betydning på Huset, sier Berstad.
Samfundets organisering er delt i to, hvor det går et skille mellom foreningen og forretningen. Styret leder foreningen og skal ifølge lovverket være et styre for medlemsorganisasjonen. Styret skal avholde samfundsmøter, angi foreningens politiske profil og representere Samfundet, som skal eies og drives av sine medlemmer. Forretningsdelen styres av Finansstyret (FS), som kort fortalt har ansvaret for forvaltningen av Studentersamfundets eiendommer, kapital og driftsmidler.
Videre er Gjengsekretariatet (GS) opprettet av FS, og skal fungere som et saksforberedende organ for FS. En av GS sine viktigste funksjoner er å være et bindeledd mellom gjengene og FS. GS rekrutterer selv medlemmene sine, som kan sitte så lenge de ønsker. Dette er noe GS har høstet sterk kritikk for.
Samfundets lover ble nedskrevet for mange år siden da samfundsmøtene var langt mer politiske enn i dag. På denne tiden hadde lederen, som gikk til valg på politisk grunnlag, dermed langt større makt når det gjelder utformingen av Samfundets profil. I dag er Samfundet langt på vei avpolitisert, og Styrets og Storsalens rolle har blitt svekket. Samfundets lover har likevel stort sett vært uendret de siste tiårene – mens selve Huset og medlemmene som frekventerer der, har endret seg betydelig.
KOMMUNIKASJONSSVIKT. – Styret har i liten grad formell og operativ makt på Samfundet. Den makten mange vanlige medlemmer tror Styret har, ligger nok egentlig hos GS, sier fjorårets Samfundet-leder Leiv-Erik Ødegaard.
Han mener skillet mellom forening og forretning langt på vei er visket ut.
– Slik jeg ser det, er det ingen grunn til å opprettholde dette kunstige skillet lenger.
– Nei. Samfundets ledelsesstruktur har i praksis en svært uklar fordeling av myndighet og ansvar som gjør den ineffektiv. Mangelen på strategisk planlegging er påfallende, og nødvendige beslutninger blir ikke tatt. Det finnes for mange kanaler for medlemmene og gjengene til å nå fram til beslutningsmyndigheten, sier Ødegaard.
Ødegaard har inntrykk av at kommunikasjonssvikten først oppstår når behov skal formidles oppover i systemet.
– Den vertikale kommunikasjonen mellom topp og bunn fungerer særdeles dårlig. Endringer på Samfundet skjer i praksis stort sett på to måter. Sitter man langt nede i organisasjonen, gjennomføres ideen uten myndighet fra overordnet ledelse. Sitter man på toppen, kjøres vedtak gjennom uten å involvere flere ledd. Samfundets internorganisasjon er en byråkratisk mølle mye går inn i, men lite kommer ut av. Den sluker stort sett prosjekter og sørger for at de koker bort i kålen, sier Ødegaard.
IKKE ALENE. En som har fått føle ledelsesstrukturen på kroppen, er nylig avgåtte gjengsjef i Fotogjengen og nylig innvalgte rådsmedlem Eivind Birkedal. Birkedal ønsker ikke å gå i detalj på selve saken, men vil fortelle hvordan han har opplevd møtet med de kompliserte kommunikasjonskanalene.
Som gjengsjef hadde Birkedal blitt fortalt at han skulle kontakte Gjengsekretariatet (GS) for å formidle sine behov. GS skulle dermed ta dette videre til FS. Men ingenting skjedde. Han prøvde å få tatt opp en sak i FS i seks måneder, men ingenting ble gjort. Da han så gikk direkte til FS ble han hørt med én gang.
– Jeg har i veldig stor grad opplevd GS som en sinke i å videreføre saker til FS, og sensurerende i den grad at de oppfordrer veldig sterkt at all kommunikasjon med FS skal gå gjennom dem. Når FS derimot blir konfrontert, sier de at de ønsker å bli kontaktet av gjengene. Men de gangene jeg har gjort det, har jeg fått positiv respons fra FS, men en negativ respons fra GS.
Når sakene går gjennom et uryddig system, mener Birkedal det er personer med best kunnskap i hvordan man kommuniserer på Huset, som får førsteprioritet. Selv synes han det var en frustrerende situasjon.
– Jeg ser at folk tar den lette snarveien for å få ting gjort, heller enn å fikse systemet de opererer innenfor.
Birkedal mener man bør kunne ta den skikkelige veien, og få ting gjort like effektivt.
– Det er helt klart mange som har vært frustrert, ikke bare meg. Du sender sakene inn i mørket og håper mdu får et svar tilbake.
SVEKKET LEGITIMITET OG FREMMEDGJØRING. Birkedal mener også at mangel på kommunikasjon med Storsalen ikke bare er negativt for de som jobber på Huset, men også for det vanlige medlem.
– At FS konstant velger ikke å involvere medlemmene i de store beslutningene, går på bekostning av medlemmes forhold til Huset, sier han.
Han tror dette skaper et større skille mellom alle medlemmene og Huset.
– Det blir en fremmedgjøring av medlemmene som ikke blir stort mer enn kunder med rabatt. Disse tendensene ser vi allerede. Medlemmene setter sin lit til de vurderingene som blir gjort av de andre organene på Huset, snarere enn å kreve nok dokumentasjon for å kontrollere selv, sier Birkedal.
DEBATT OM LOVENDRING. Flere av kildene ønsker en debatt om hvorvidt Samfundets organisasjonsstruktur og lover bør endres. Tidligere styremedlem Eivind Berstad ønsker blant annet at Styret skal ha større ansvar for den økonomiske driften og oppfølgingen av denne.
– FS bør fortsatt spille en rolle som rådgivende organ og sette økonomisk rammeverk. Når det gjelder GS sine oppgaver, bør Styret ha ansvar for flere av disse. I tillegg synes jeg foreningen fortsatt bør drives av Styret, sier han.
Leiv-Erik Ødegaard er enig.
– Jeg mener at Styret absolutt bør ha mer innflytelse over driften, herunder også et ansvar for strategisk planlegging. Jeg er imidlertid usikker på i hvilken grad Styret bør ha det fulle økonomiske ansvaret, men dette må skje gjennom et samspill mellom Finansstyret og Styret.
ØNSKER VELKOMMEN. Leder Nils Kobberstad i Finansstyret tar kritikk på manglende kontakt med Storsalen, men mener dagens organisasjonsstruktur fungerer. Kobberstad ønsker likevel debatten velkommen.
– Det er ingen tvil om at FS kan ta kritikk på at vi ikke i større grad har luftet forslagene i Storsalen, og brukt dette som indikator på medlemmenes meninger. Det er ikke bra at folk føler at innspillene deres koker bort. Det fremskaffer irritasjon og skuffelse, sier han.
At tilgangen på informasjon har vært begrenset er også noe han beklager.
– FS tar selvkritikk på at vi ikke har kommunisert godt nok via våre nettsider, at vi ikke har synliggjort bedre det som har blitt etterspurt. For å hindre slik frustrasjon blant gjengene, burde vi hatt en tettere kommunikasjon med GS, sier Kobberstad.
Han understreker viktigheten av å ha et organ som GS, som kan gjøre oppgaver sammen med, eller for, FS.
– Samfundet er en stor organisasjon med en liten administrasjon. Vi har store arbeidsoppgaver. Derfor blir mange delegert videre til andre organer, blant disse GS. De har en sterk rolle på Huset, og har innflytelse på hva som gjøres. Dette er fordi de skal hjelpe gjengene med økonomistyring, budsjettering og opplæring. En større åpenhet mellom organene kunne løst konflikter med gjengene. Men det er ingenting som er hemmelig, sier Kobbertad, og påpeker at han har full tillitt til GS.
Han understreker samtidig at alle organisasjoner preges av personer med ulik handlekraft og syn på hvordan ting skal gjøres.
– Slik er det også på Samfundet. Det er mange tråder som ikke er så synlige, og som kan forsinke og vanskeliggjøre prosessen. Dette er imidlertid noe av prisen man må betale for at så mange frivillige kan få delta i driften av Samfundet – det er utrolig mye som skal læres, og vi har alle studier eller jobb ved siden av vervet på Huset, sier Kobberstad.
Ifølge Finansstyre-lederen bør en strategisk plan være forankret i foreningen og ikke i forretningen. For å få til dette diskuterer FS jevnlig strategier om hvordan organisasjonsstrukturen kan bedres, og hvordan de kan realisere strategisk arbeid.
– For meg er det en ny situasjon at Storsalen ytrer ønske om å komme med innspill. Det synes jeg er både inspirerende og skjerpende.
IKKE ET MAKTORGAN. Leder Raine Nilsen i Gjengsekretariatet er enig i at GS sine oppgaver til tider kan virke litt utydelige.
– GS sin instruks er tydelig, men veldig omfattende. I tillegg påtar vi oss saker vi kanskje ikke burde sagt ja til, fordi ingen andre tar dem, sier han.
– Birkedal hevder GS har tatt over kommunikasjonen mellom FS og gjengene, istedenfor å bedre den. Stemmer det?
– Jeg føler ikke at vi har tatt over kommunikasjonen. Dialogen og kommunikasjonen internt mellom organene har vært god, og vi har flere ganger gitt tilbakemeldinger til gjengsjefer på at saker bør tas opp i de riktige kanaler, sier Nilsen.
GS har også blitt kritisert for å kommunisere lite offentlig. Dette er noe de nå jobber med.
– Det blir alltid skrevet referat, og disse blir sendt ut til de gjengene som sakene berører. Men vi har en plan om å gjøre referater tilgjengelig på vår nettside. En større åpenhet kan rydde opp i den feiloppfatningen medlemmer har av GS.
– Som er?
– At man tror vi har stor makt, sier Nilsen.
– Så GS er ikke et maktorgan?
– Det er feil å kalle det et maktorgan. Makten ligger i Storsalen, gjennom Samfundsmøtet. Vi har dialog med de som har de viktige funksjonene på Huset, og vi utøver de oppgaver FS gir oss. Men vi er ikke tett knyttet opp mot driften av Samfundet, sier Nilsen.
– Det står i instruksen at GS skal rekruttere internt på Huset. Hvorfor det?
– Det er for å ha folk som har en relasjon til Samfundet og som kjenner til hvordan det fungerer. GS består av mennesker som er glad i Huset, og som ønsker å jobbe for dets beste. Jeg ser ingen problemer med at medlemmer i GS sitter så lenge de vil, sier han.
FRYKT FOR Å YTRE KRITIKK. Ødegaard forteller at det å ytre seg kritisk i retning Samfundet, har sittet langt inne.
– Jeg var selv redd for å kritisere det etablerte interne miljøet på Huset da jeg ble leder. Jeg føler at jeg gjennom perioden min som leder brant inne med mange tanker og ideer som jeg følte var for kontroversielle til å fronte. Det vil være feil å gi enkeltorganer skylden for dette, men det finnes en ukultur i noen miljøer internt på Samfundet som gjør det lite hyggelig å foreslå endringer. Det gjelder kanskje spesielt endringer som rammer gjengmedlemmene selv.
Han får støtte av tidligere styremedlem Eivind Berstad. Gjennom fire år som medlem av Samfundet, har han sittet med inntrykket av at flere er redde for å komme med ytringer om at ting ikke fungerer optimalt på Huset.
– Jeg har selv kviet meg for å komme med denne kritikken, sier han.
OPPFORDRER MEDLEMSMASSEN. Samfundet-leder Mari Norman og økonomiansvarlig Chris Klemmetvold i Styret mener dagens organisasjonsstruktur på Samfundet i det store og hele fungerer, men tror likevel den kan forbedres. De mener det er et problem at gjengene ikke blir hørt.
– Dette er en utfordring Samfundet må ta på alvor. Vi håper på flere innspill og en debatt rundt hvordan vi kan se på nye løsninger for å forbedre kommunikasjonen og eventuelt endre styrende organers beslutningsmyndighet, sier Norman.
Hun understreker samtidig at er det spesielt viktig at husfolk involverer seg i debatten og kan stille seg bak de beslutningene som tas.
Klemmetvold sammenligner den mangelfulle diskusjonen på Samfundsmøtene som en kjele med vann som har kokt litt for lenge.
– Stemningen kan fort bli pressende når ting ikke luftes i Storsalen. Akkurat som en kjele som har kokt litt for lenge, er det viktig at man tar av lokket oftere for å lette på trykket. Da har medlemmene i det minste blitt rådført før beslutningene tas, sier han.
I dag stemmes det sjelden over beslutninger i Storsalen. Norman og Klemmetvold mener absolutt at dette bør endres.
– Det er Styrets ansvar at store beslutninger som angår medlemmer skal diskuteres i Storsalen. Dette kan vi bli flinkere til, sier Norman.
Hun kan fortelle at Styret planlegger samfundsmøter som er rene foreningsmøter, som skal holdes på nyåret.
– Vi håper det legger nok til rette for at flere saker kan tas opp og at medlemmene selv ser muligheten de har til å fremme saker for Storsalen, sier Norman.
Hun mener også FS bør spille en mer aktiv rolle overfor medlemmene.
– FS bør bli flinkere til å få med seg involverte gjenger til diskusjonsbordet når en sak diskuteres, sier Norman.
Hva gjelder gjengmedlemme på Huset, er hun klar på hva som må til.
– Vi vil ha gjengmedlemmene til Storsalen, sier Norman.
